Yapay zekâ teknolojileri artık yalnızca büyük teknoloji şirketlerinin veya araştırma merkezlerinin kullandığı sistemler değildir. Küçük ve orta ölçekli işletmeler de müşteri hizmetlerinden raporlamaya, belge işlemlerinden içerik üretimine kadar birçok alanda yapay zekâdan yararlanabilmektedir.
Ancak yapay zekânın işletmelere sağladığı gerçek değer, çalışanları tamamen ortadan kaldırmasında değil; zaman alan işlemleri hızlandırmasında, büyük miktardaki veriyi değerlendirmesinde ve çalışanlara karar süreçlerinde yardımcı olmasında ortaya çıkar.
Doğru kullanıldığında yapay zekâ, işletmenin daha hızlı çalışmasına ve müşterilerine daha iyi hizmet sunmasına yardımcı olabilir. Kontrolsüz kullanıldığında ise yanlış bilgi, veri güvenliği, gizlilik ve maliyet gibi yeni riskler oluşturabilir.
Bu nedenle işletmeler yapay zekâyı yalnızca popüler olduğu için değil, belirli bir iş sorununu çözmek amacıyla kullanmalıdır.
Yapay zekâ, bilgisayar sistemlerinin metinleri, görüntüleri, belgeleri ve verileri analiz ederek belirli görevleri gerçekleştirmesini sağlayan teknolojilerin genel adıdır.
Geleneksel yazılımlar önceden tanımlanmış kuralları uygular. Yapay zekâ destekli sistemler ise kendilerine verilen içerikleri yorumlayabilir, bilgiler arasında ilişki kurabilir, özet hazırlayabilir ve kullanıcıya öneriler sunabilir.
Bir işletme açısından yapay zekâ;
Müşteri sorularını yanıtlamak,
Belgelerden bilgi çıkarmak,
İşletme raporlarını yorumlamak,
E-posta ve içerik hazırlamak,
Görüntülerdeki yazıları okumak,
Tekrarlanan işlemleri otomatikleştirmek,
Çalışanlara görevleri sırasında yardımcı olmak
gibi farklı amaçlarla kullanılabilir.
Müşteriler işletmelerden hızlı ve doğru yanıt beklemektedir. Ancak çalışanların aynı soruları tekrar tekrar yanıtlaması önemli bir iş yükü oluşturabilir.
Yapay zekâ destekli müşteri hizmetleri sistemleri, sık sorulan sorulara otomatik cevaplar verebilir ve müşterileri doğru hizmete yönlendirebilir.
Örneğin müşteri siparişinin durumunu, yaklaşan randevusunu, işletmenin çalışma saatlerini veya sunduğu hizmetleri sorabilir. Sistem gerekli verilere erişebiliyorsa müşteriye kısa sürede bilgi sunabilir.
Burada önemli olan, yapay zekânın yalnızca erişme yetkisi bulunan bilgiler üzerinden çalışması ve kesin cevap veremediği durumlarda müşteriyi gerçek bir çalışana yönlendirmesidir.
Karmaşık, hassas veya şikâyet içeren görüşmelerin tamamen yapay zekâya bırakılması müşteri deneyimini olumsuz etkileyebilir.
İşletme yazılımları çok sayıda veri ve rapor oluşturabilir. Ancak yöneticilerin bu raporları inceleyip anlamlı sonuçlara dönüştürmesi zaman alabilir.
Yapay zekâ destekli raporlama sistemleri, işletme verilerini analiz ederek önemli değişimleri ve dikkat edilmesi gereken noktaları özetleyebilir.
İşletme yöneticisi sisteme doğal bir dille şu tür sorular yöneltebilir:
Son yedi günde kaç sipariş oluşturuldu?
Hangi hizmet daha fazla tercih edildi?
Geciken tahsilatlar hangileri?
Hangi günlerde müşteri yoğunluğu arttı?
Geçen aya göre satışlarda nasıl bir değişim oldu?
Hangi şubenin performansı daha yüksek?
Yapay zekâ, doğru veri sorguları ve erişim yetkileriyle birlikte çalıştığında yöneticilerin raporlar arasında kaybolmadan ihtiyaç duydukları bilgiye ulaşmasına yardımcı olabilir.
Bununla birlikte finansal veya stratejik kararlar yalnızca yapay zekâ yorumuna dayanarak verilmemeli, sonuçlar yetkili kişiler tarafından kontrol edilmelidir.
İşletmeler her gün faturalar, formlar, sipariş belgeleri, servis fişleri, kargo evrakları ve müşteri talepleri gibi çok sayıda belgeyle çalışır.
Bu belgelerdeki bilgilerin çalışanlar tarafından manuel olarak sisteme girilmesi zaman kaybına ve veri giriş hatalarına neden olabilir.
Görüntü işleme ve optik karakter tanıma teknolojileri sayesinde fotoğrafı çekilen veya taranan belgelerdeki bilgiler okunabilir. Yapay zekâ, bulunan verileri anlamlandırarak ilgili alanlara yerleştirilmesi için kullanıcıya sunabilir.
Örneğin bir kargo çalışanı gönderi belgesinin fotoğrafını çekebilir. Sistem belge üzerindeki ad, soyad, telefon ve adres bilgilerini okuyarak gönderi formuna aktarabilir.
Ancak okunamayan yazılar, düşük kaliteli fotoğraflar veya karmaşık belgeler hatalı sonuçlar oluşturabilir. Bu nedenle kayıt tamamlanmadan önce bilgilerin kullanıcı tarafından kontrol edilmesi gerekir.
Web sitesi içerikleri, ürün açıklamaları, sosyal medya paylaşımları, e-posta metinleri ve kampanya duyuruları hazırlamak işletmeler için zaman alan bir süreçtir.
Yapay zekâ destekli içerik araçları, işletmenin verdiği bilgilere göre ilk taslakları kısa sürede oluşturabilir.
İşletme çalışanları bu taslakları düzenleyerek markanın diline ve hedef kitlesine uygun hâle getirebilir. Böylece içerik hazırlama süreci sıfırdan başlamaz ve daha düzenli yayın yapılabilir.
Ancak yapay zekâ tarafından oluşturulan metinlerin doğrudan yayımlanması doğru değildir. Yanlış bilgiler, gereksiz tekrarlar veya işletmenin üslubuna uymayan ifadeler bulunabilir.
İçerikler mutlaka bir kişi tarafından kontrol edilmeli ve işletmenin gerçek ürün, hizmet ve fiyat bilgileriyle karşılaştırılmalıdır.
İşletmelerde birçok işlem belirli koşullar gerçekleştiğinde tekrar edilir.
Randevu yaklaşınca müşteriye hatırlatma göndermek, ödeme tamamlandığında sipariş durumunu güncellemek, servis işlemi bitince müşteriyi bilgilendirmek ve belirli raporları düzenli olarak hazırlamak bu işlemlerden bazılarıdır.
Geleneksel otomasyonlar önceden belirlenen kurallara göre çalışır. Yapay zekâ ise metinleri veya verileri yorumlayarak daha esnek iş akışlarının oluşturulmasına yardımcı olabilir.
Örneğin gelen müşteri mesajı analiz edilerek talep kategorisi belirlenebilir ve ilgili departmana yönlendirilebilir. Bir belge incelenerek eksik bilgiler tespit edilebilir veya uzun bir destek görüşmesi özetlenerek müşteri kaydına eklenebilir.
Bu otomasyonlar çalışanların tekrar eden görevlerle daha az zaman kaybetmesini sağlar.
Yapay zekânın işletmelerdeki en etkili kullanım alanlarından biri, çalışanlara görevleri sırasında yardımcı olan dijital asistanlardır.
Çalışanlar uzun belgeleri özetlemek, müşteri görüşmesi için cevap taslağı hazırlamak, mevcut kayıtlar arasında bilgi bulmak veya raporları yorumlamak için yapay zekâdan yararlanabilir.
Teknik servis çalışanı geçmiş arıza kayıtlarını inceleyebilir, hukuk bürosu çalışanı uzun bir belgenin özetini hazırlayabilir ve işletme yöneticisi günlük faaliyet raporunu doğal bir dille sorgulayabilir.
Dijital asistan çalışan adına nihai karar vermemeli; bilgiye erişimi hızlandıran ve öneri sunan yardımcı bir araç olarak kullanılmalıdır.
Yapay zekâ her sektörde aynı amaçla kullanılmaz. Uygulamanın ilgili sektörün ihtiyaçlarına göre şekillendirilmesi gerekir.
Adres bilgilerinin belgelerden okunması, müşteri taleplerinin sınıflandırılması, teslimat raporlarının özetlenmesi ve yoğunlukların analiz edilmesi sağlanabilir.
Uzun belgelerin özetlenmesi, dosyalar arasında bilgi aranması ve metin taslaklarının hazırlanması gibi işlemlerde çalışanlara destek olabilir. Hukuki değerlendirme ve nihai karar mutlaka yetkili hukuk profesyoneli tarafından yapılmalıdır.
Randevu talepleri sınıflandırılabilir, müşterilere hizmetlerle ilgili bilgi verilebilir ve kampanya metinleri hazırlanabilir.
Müşteri yorumları analiz edilebilir, en fazla tercih edilen ürünler raporlanabilir ve kampanya içerikleri oluşturulabilir.
Arıza açıklamaları sınıflandırılabilir, geçmiş servis kayıtları bulunabilir ve müşteriye gönderilecek durum bilgilendirmeleri hazırlanabilir.
Portföy açıklamaları hazırlanabilir, müşteri talepleri sınıflandırılabilir ve kriterlere uygun gayrimenkul kayıtlarının bulunması kolaylaştırılabilir.
Doğru planlanan bir yapay zekâ sistemi işletmelere şu avantajları sağlayabilir:
Tekrarlanan işlemlerde zaman tasarrufu
Belge ve veri girişlerinin hızlandırılması
Müşteri taleplerine daha hızlı cevap verilmesi
İşletme raporlarının daha kolay yorumlanması
Çalışanların bilgiye daha hızlı ulaşması
İçerik ve mesaj taslaklarının hazırlanması
Operasyonel hataların azaltılmasına destek
Daha düzenli ve ölçülebilir iş süreçleri
Yoğun veri içerisindeki önemli bilgilerin tespit edilmesi
Ancak bu faydaların elde edilebilmesi için yapay zekânın işletmenin gerçek verileri ve iş akışlarıyla doğru şekilde ilişkilendirilmesi gerekir.
Yapay zekâ sistemleri her zaman doğru cevap üretmez. Eksik veya hatalı bilgi verebilir, verilen talebi yanlış yorumlayabilir ve gerçekte bulunmayan sonuçlar oluşturabilir.
Bu nedenle özellikle finansal, hukuki, sağlıkla ilgili veya işletme açısından kritik işlemlerde insan kontrolü zorunlu olmalıdır.
Müşteri verilerinin yapay zekâ sistemlerine aktarılması sırasında veri güvenliği ve gizlilik de dikkatle değerlendirilmelidir.
İşletmeler;
Yapay zekâya hangi verilerin gönderildiğini,
Verilerin nerede ve ne kadar süre saklandığını,
Hangi kullanıcıların sistemi kullanabileceğini,
Hassas bilgilerin nasıl maskelendiğini,
Yapay zekâ çıktılarının kim tarafından kontrol edildiğini,
Hatalı sonuçların nasıl bildirileceğini,
Kullanım maliyetlerinin nasıl takip edildiğini
önceden belirlemelidir.
Gereksiz kişisel verilerin sisteme gönderilmemesi, kullanıcıların yetkilendirilmesi ve kritik işlemlerde onay mekanizmasının bulunması gerekir.
Yapay zekâya geçiş, işletmenin bütün süreçlerini aynı anda değiştirmekle başlamamalıdır.
İlk olarak çalışanların en fazla zaman kaybettiği ve sonuçların kolayca ölçülebildiği bir işlem seçilmelidir. Belge okuma, müşteri mesajlarını sınıflandırma veya günlük rapor hazırlama başlangıç için uygun örnekler olabilir.
Seçilen işlem sınırlı bir kullanıcı grubuyla test edilmeli ve sonuçlar düzenli olarak kontrol edilmelidir.
Başarı değerlendirilirken yalnızca işlemin hızlanmasına değil, hata oranına, çalışanların kullanım deneyimine, maliyete ve müşteri memnuniyetine de bakılmalıdır.
Beklenen fayda sağlandıktan sonra yapay zekâ kullanımı diğer iş süreçlerine aşamalı olarak genişletilebilir.
Gaziantep Teknopark bünyesinde faaliyet gösteren Noisoft Yazılım Ltd. Şti. tarafından geliştirilen Noisoft Dijital Dünya, sektörel işletme yazılımlarını yapay zekâ destekli araçlarla güçlendirmeyi hedefleyen yeni nesil bir teknoloji ekosistemidir.
Yapay zekâ destekli doküman analizi, görüntüden veri okuma, içerik hazırlama, işletme raporlarını yorumlama ve doğal dil kullanarak sistemdeki bilgilere ulaşma gibi çözümler Noisoft Dijital Dünya’nın gelişen teknoloji altyapısı içerisinde değerlendirilmektedir.
Her sektörün veri yapısı ve ihtiyaçları farklı olduğu için yapay zekâ araçları da sektörün çalışma biçimine göre planlanmaktadır.
Amaç, çalışanların yerine kontrolsüz biçimde karar veren bir sistem oluşturmak değil; çalışanların işlerini hızlandıran, bilgiye erişimi kolaylaştıran ve işletme yöneticilerine karar süreçlerinde yardımcı olan güvenilir bir dijital asistan geliştirmektir.
Yapay zekâ, doğru problem için doğru şekilde kullanıldığında işletmelere önemli zaman ve verimlilik avantajları sağlayabilir.
Başarılı bir yapay zekâ uygulaması için işletme verilerinin düzenli olması, kullanıcı yetkilerinin belirlenmesi, sonuçların insan tarafından kontrol edilmesi ve kullanım maliyetlerinin ölçülmesi gerekir.
İşletmenize uygun Noisoft Dijital Dünya ve yapay zekâ çözümlerini incelemek, demo talep etmek veya teklif almak için Türkiye’deki ve uluslararası pazarlardaki yetkili distribütörlerimizle iletişime geçebilirsiniz.
Bu blog yazısında yer alan tüm görüş, bilgi, teknik detay, görsel ve açıklamalar yazar firma (NOİSOFT YAZILIM LTD. ŞTİ.) tarafından sağlanmış olup; içeriğin doğruluğu, telif ve fikri mülkiyet hakları ile yasal geçerliliği münhasıran ilgili firmanın sorumluluğundadır. Gaziantep Teknopark (Gaziantep Teknoloji Geliştirme Bölgesi Kurucu ve İşletici A.Ş.), 5651 sayılı Kanun kapsamında 'Yer Sağlayıcı' konumunda olup, paylaşılan içeriklerden dolayı herhangi bir hukuki veya cezai sorumluluk kabul etmez.
